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南方医科大学合同管理暂行规定

[日期:2014-05-22] 来源:党政办公室  作者: [字体: ]

第一章  总  则

第一条 为了加强学校的合同管理,规范和完善对外合同的签订工作,防范合同风险,维护我校合法权益,依照我国现行有关法律、法规和政策,结合我校实际,制定本管理办法。

第二条 学校合同管理实行统一领导、归口管理、分类运行、责任到人、全面监督的管理体制,坚持责权利相统一、重要从细与次要从简相结合以及经办、签署、执行、监督相分离的原则。

第三条 学校根据合同性质、标的大小及法律风险分为一般合同、重要合同和重大合同。

 (一)一般合同是指各单位日常发生的期限短(1年以内)、金额小(5万元以内)的经济合同。

(二)重要合同是指标的额较大(5万元以上、10万元以下)或对学校发展可能产生较大影响,但还不需要报校长办公会或学校党委常委会审议批准的合同。

 (三)重大合同是指对学校发展可能产生重大影响,须经校长办公会或学校党委常委会审议批准方可签订的合同。

第四条 本管理办法适用于学校所属各单位(独立法人单位除外)以南方医科大学或所属单位(部门)名义对外订立的书面合同。相关合同的变更、补充、解除按本办法规定的审批流程处理。

第二章  合同管理授权

第五条 党政办公室是学校合同综合管理部门,负责协调合同承办部门的合同管理工作。其主要职责如下:

(一)组织学校合同管理制度的建立健全;

(二)负责协调、指导合同承办部门的合同管理工作,除明确分类及授权管理的合同外,视合同的内容和性质决定具体承办部门;

(三)按季度对各单位承办合同情况进行汇总检查,按年度对学校全年合同签署、履行情况进行汇总分析;

(四)负责组织学校合同管理培训工作;

(五)负责学校合同管理中的法律服务联系工作。可根据合同承办部门的需要,联系校内外法律专家参加合同的起草、修改和审核重大合同,协调参与重大合同谈判、合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动,并根据具体法律服务明确双方相应的权利、义务和费用;

(六)负责合同印章管理;

(七)负责合同及合同审批表的保管和归档,于第二年上半年移交学校档案馆集中归档管理。

第六条 学校所属机关各部门、学院、顺德校区管委会、基因工程研究所、教辅机构是合同的具体承办部门。经学校法定代表人授权,代表学校其他及订立和管理相关合同。其主要职责为:

(一)在授权范围内负责谈判、起草、签订合同;

(二)对所签订合同的合法性、真实性和可行性负责;

(三)对必须报请有关校领导、校长办公会或党委常委会审批的合同,其负责人须签署书面意见;

(四)负责所签订合同的全面履行,积极妥善处理合同实施中发生的纠纷;

(五)规范合同档案管理,合同签订后,将属于归档范围的合同文件材料(合同执行的分期验收材料、图纸、标书、资产清单等)收集齐全,系统整理,建立合同档案并归档管理。一般合同由各单位归档管理。

(六)完成学校交办的其他工作。

合同承办单位为两个或两个以上单位的,可根据工作分工和学校法定代表人授权,分为主办单位和协办单位,原则上业务主管单位(部门)为主办单位。一般由主办单位承担上述职责,需要协办单位承担部分职责或提供有关配合的,由主办单位进行协调或申请学校领导进行协调。

第七条 财务处、审计处是学校经济合同的审查部门,学校法律顾问为学校合同审查审批提供咨询意见。

第八条 根据业务性质和职能职责分工,原则上分别授权职能部门归口管理,负责对各学院、教辅单位相关合同的订立、履行、变更、解除、终止以及争议纠纷处理等行为的具体指导和督促检查。

(一)人事处负责学校人事合同、劳动合同的管理;

(二)教务处负责本专科层次人才培养合作、校际本专科生交流、本专科生考试培训、本专科生学业支持、本专科实践教学基地建设、本专科教学改革与研究协作、本科层次合作办学(中外)等合同的管理;

(三)科技处负责自然科学和人文社会科学类纵向及横向科研项目等合同的管理;

(四)国际交流与合作处负责全校各类涉外(港澳台及国外交流合作单位)合同的管理;

(五)设备与实验室管理处负责设备采购等合同的管理;

(六)医院管理处负责对外医疗合作等合同的管理;

(七)基建处负责土地管理、工程设计、工程招标代理、工程咨询、工程勘察、工程施工、工程监理、建筑材料及工程配套设备采购等合同的管理;

(八)总务处负责给水、排水、用电、用气、道路、园林、环卫、房屋及建筑物维修工程、房屋租赁等合同的管理;

(九)研究生学院负责研究生层次办班、研究生招生、合作办学(中外)、研究生就读资助等合同的管理;

(十)继续教育学院负责成人学历教育、继续教育和各类专业培训等合同的管理;

(十一)国际教育学院负责留学生培训等合同的管理;

(十二)其他职能部门负责本单位职责范围内的合同管理。

 

第三章  合同签订前的审查和审批

第九条 合同申报审批时,应做到合同主要条款明确,内容充实,材料齐全,手续完备。

第十条 合同承办部门必须认真填写《南方医科大学合同审批表》一式两份,并与合同审查的原始材料一并按程序提交审查。

第十一条 重要合同和重大合同在签订前经机关相关职能部门负责人签字后,必须报财务处、审计处审查会签并征询法律顾问的意见。涉及利用国有资产对外投资、出租和出借的重大合同,还需报国有资产管理处审查。一般合同由承办部门负责人根据需要征询法律顾问意见。

第十二条 财务处负责合同中有关经济条款的审查、登记、备案等管理工作,提供相关咨询服务,防范由合同引发的经济纠纷和财务风险。

第十三条 国有资产管理处负责签订前评估合同的经济影响,测算预期的成本和收益;验收时审查经济效益是否达到预期目标,确保国有资产的保值和增值。

第十四条 审计处负责对学校各类经济合同进行审计监督,对合同订立的程序和内容的合法合规性进行审查。

第十五条 财务处、国有资产管理处、审计处应对审查的合同出具书面审查意见,并由其负责人签字。审查意见应明确具体,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言,上述语言的使用,视为对合同草案的否定。

第十六条 本办法第三条所称的一般合同、重要合同、重大合同,分别适用以下的合同审批程序。

 (一)一般合同,属于费用性支出的经济合同,原则上由各单位负责人审批签署;不属于费用性支出的经济合同,原则上报分管该合同项目的校领导审批签署。费用性支出是指一次性消耗,该消耗不构成或不增加固定资产价值的支出。

 (二)重要合同,有关归口管理单位进行调查论证,经必要的审查程序后,分管该事项的校领导要签署书面意见,报主要领导审批,原则上授权委托该合同事项的分管校领导签署。

(三)重大合同,应征询学校法律顾问意见,有关归口管理单位要进行调查论证并提供书面报告,经必要的审查程序后,方可报校领导审批。待校长办公会或学校党委常委会审议批准后,由学校法定代表人(校长)或授权委托分管该项目的校领导签署。

 

第四章  合同的签订

第十七条 各单位对外订立合同必须遵守国家的法律、法规,符合国家政策,维护学校利益。任何单位和个人不得利用合同进行违法活动,牟取非法利益。

第十八条 各单位对外订立合同,除即时交割的简单小额交易外,一律采用书面形式。合同有示范文本(包括国家规定的标准合同文本或学校统一制订的示范文本)的,应当使用示范文本。

第十九条 根据法律法规或学校的管理规定需要进行招投标或进行网上竞价的项目,必须先走招投标或网上竞价流程再签订合同。

第二十条 签订合同,一般应选择在我方所在地进行。不得在空白文本上盖章,原则上严禁以传真的形式传送双方签字盖章的合同,禁止将我方先行签字盖章后的合同以信函、快递的形式递交对方签字盖章;如有特殊情况,须经学校法定代表人批准。

第二十一条 一般情况下,应在合同中约定至少由学校持有三份合同文本,其中一份用于学校档案馆立卷归档,一份由承办单位保存,一份交财务处管理备案。

 

               第五章  合同印章管理 

第二十二条 各单位签订的符合本办法第三条规定的一般合同,以及经学校法定代表人授权的个别职能部门,可以加盖本单位公章。

第二十三条 对外签订的重要或重大合同原则上使用南方医科大学合同专用章,如因签约双方对等需要,也可使用学校公章。

第二十四条 合同专用章由学校统一刻制、预留印鉴和编号登记,由党政办公室设专人保管。在授权范围内规范使用,禁止超出授权范围使用或用其他印章替代使用。

第二十五条 各单位签订的重要合同或重大合同,经学校法定代表人或委托授权的分管校领导签署后,统一由党政办公室盖章。同时,应将各方盖章的一份合同正本交党政办公室汇总后交档案馆存档。

第二十六条 各单位在订立、变更、解除或签订补充合同时,必须按规定用章,并确保变更、解除或补充合同与主合同用章一致。

 

第六章  合同的履行及监督

第二十七条 合同一经签订,合同承办部门应当按照合同约定,负责合同的执行、跟踪、监控和推动合同的实施,全面维护学校权益,保证合同得到全面、及时和正确的履行。

第二十八条 合同正式生效前,学校不得实际履行合同。除法律另有明文规定或合同有约定外,不得擅自改变或转让合同义务。

第二十九十条 合同履行过程中如与他方发生纠纷,应按合同约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。发生合同纠纷后,合同承办部门应及时将有关情况报学校相关职能部门,并立即组织专家组或指派专人认真应对,重大合同应及时委托学校法律顾问参与,将可能产生的损失降至最低。

第三十二条 合同纠纷处理完后,合同承办部门应将有关资料汇总、归档,同时将处理情况书面报党政办公室备查。

第三十一条 党政办公室会同监察处(纪委办)、财务处、审计处等部门定期对学校各单位所订立的合同以及合同管理工作进行监督和检查。

 

第七章  责任追究

第三十二条 各单位、个人在合同签订或履行过程中有下列情形之一的,学校根据情节轻重和造成损失的大小追究单位负责人或有关责任人行政、经济责任直至追究其法律责任。

(一)应当签订书面合同而没有签订的;

(二)未经授权或超出授权范围签订合同的;

(三)未按本办法规定履行审批、会签、登记或备案手续的;

(四)擅自销毁或更改合同的。

第三十三条 各单位、个人在合同签订或履行过程中玩忽职守、徇私舞弊、敲诈勒索或收受贿赂的,学校将根据情节追究相关人员的责任,构成犯罪的,移送司法机关处理。

 

第八章  附  则

第三十四条 各单位可依据本办法并结合本单位业务特点制定具体的合同管理实施细则,并报学校党政办公室备案。

第三十五条 本办法由学校党政办公室负责解释。

     第三十六条 本办法自发布之日起执行。

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